Czy firma powinna dopłacać pracownikom zdalnym do kawy i klimatyzacji?

Anna Bartosiewicz
Anna Bartosiewicz
Alizee Baudez/ Unsplash.com
Ostatni projekt zmian w Kodeksie pracy zakłada, że pracodawca powinien pokryć wybrane koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, np. energii elektrycznej i dostępu do internetu. Firma ma także odpowiadać za instalację, serwis, eksploatację i konserwację narzędzi pracy. Niektórzy zastanawiają się, co z innymi udogodnieniami, które pracownicy mieli w biurze, np. kawą, herbatą czy klimatyzacją.

Partnerzy społeczni są zgodni co do tego, że z Kodeksu pracy należy usunąć zapisy dotyczące „telepracy”, przestarzałego terminu, wprowadzonego przed erą cyfrową, aby zastąpić go przepisami dotyczącymi „pracy zdalnej”. Niestety, trudniej jest im porozumieć się w innych kwestiach. Najwięcej kontrowersji wzbudza pomysł, aby pracodawca dopłacał do home office, np. partycypował w opłatach za internet i energię elektryczną, bądź zwracał pewną kwotę za amortyzację prywatnego sprzętu wykorzystywanego przez pracownika podczas pracy z domu.

Co z amortyzacją sprzętu do home office?

Nikt nie ma wątpliwości, że pracownicy zdalni płacą więcej za prąd i internet. Konieczność korzystania z własnego łącza internetowego stała się problematyczna zwłaszcza dla tych osób, które miały ograniczony transfer danych. Często były one zmuszone do zakupu droższego abonamentu. Dyskusyjna jest natomiast amortyzacja prywatnego sprzętu.

Katarzyna Siemienkiewicz, ekspertka ds. prawa pracy z Pracodawców RP podkreśla, że pracownicy zdalni w ogóle nie powinni pracować na własnych komputerach. Dostarczenie pracownikowi laptopa czy urządzenia stacjonarnego do pracy z domu rozwiązuje problem roszczeń pracowników związanych z amortyzacją tego typu narzędzi.

- Zapewnienie sprzętu do pracy to jeden z obowiązków pracodawcy. Naturalne jest, że w miarę korzystania taki sprzęt ulega zużyciu. Koszty amortyzacji pracodawca może rozliczyć w odpisach podatkowych, nie ma więc podstaw do obciążania nimi pracownika – podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz.

Czy można korzystać z firmowego komputera po godzinach pracy?
Pracodawcy mogą natomiast mieć zastrzeżenia do korzystania przez pracowników z firmowych komputerów w celach prywatnych. Adam Kraszewski, radca prawny z Kancelarii Gessel, wskazuje na jeszcze inny, istotny aspekt. Odmienny charakter ma praca zdalna wykonywana okazjonalnie, ze względów osobistych, a inaczej powinno się traktować osoby, które regularnie pracują z domu. Według eksperta tylko w tym drugim przypadku należy brać pod uwagę dopłaty dla pracowników zdalnych.

- Kwestia kosztów ponoszonych przez pracowników w ramach pracy zdalnej budzi dużo emocji, zwłaszcza przy braku regulacji ustawowej. Z jednej strony pracownik ponosi zwiększone wydatki na media, a z drugiej strony można spotkać się z kontrargumentem pracodawców, że pracownik w trakcie pracy zdalnej nie musi opłacać kosztów dojazdu do pracy, nie dokonuje np. opłat za bilety czy paliwo – mówi ekspert. – Docelowo warto rozważyć oddzielenie pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie, zwłaszcza na wniosek pracownika (np. z uwagi na konieczność załatwienia spraw prywatnych w konkretnym dniu), od stałego wykonywania pracy w sposób zdalny. W tym ostatnim przypadku należałoby rozważyć współfinansowanie przez pracodawcę kosztów mediów – dodaje ekspert.

Które koszty pracy zdalnej powinien pokryć pracodawca?
Katarzyna Siemienkiewicz nie ma wątpliwości, że „praca zdalna generuje określone koszty” i zgadza się z tym, że pracodawcy powinni w nich partycypować, ale zaznacza, że najlepiej, aby firma dokładała się tylko do tych opłat, które mają bezpośredni związek z home office. Jej zdaniem w rozliczeniu nie trzeba uwzględniać takich mediów, jak woda, ani zwiększonych wydatków pracownika na kawę czy herbatę, chyba że obie strony ustalą inaczej.

- Pracodawcy powinni finansować te koszty, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnie, tj. koszt łączy telekomunikacyjnych oraz energii elektrycznej. Inne opłaty, np. związanych ze zużyciem wody czy wysokością czynszu za mieszkanie, nie powinny być ujęte w rozliczeniu z pracownikiem. Podobnie jak w przypadku kawy lub klimatyzacji – one nie są niezbędne do wykonywania pracy, dlatego brakuje podstaw do obowiązkowego partycypowania w tego rodzaju kosztach. Jeżeli pracodawca ma wolę finansowania tych rozwiązań, należy to pozostawić do jego decyzji – uważa Katarzyna Siemienkiewicz.

O regulacji pracy zdalnej w Kodeksie pracy zaczęto mówić częściej, gdy wybuchła pierwsza fala pandemii. Do prac nad projektem odpowiedniej noweli przepisów wydelegowany został specjalny zespół ds. prawa pracy w Radzie Dialogu Społecznego. W jego skład weszli: przedstawiciele ówczesnego Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a także reprezentanci organizacji pracodawców i związków zawodowych.

Czy firma powinna zapewnić fotel i biurko do pracy w domu?
Ze względu na wprowadzenie pracy zdalnej niektóre osoby musiały wyposażyć domowe biura. Dwóch na trzech respondentów spośród blisko 500 osób przebadanych w sierpniu 2020 r. przez ClickMeeting podkreślało, że pracownicy powinni otrzymać od pracodawcy dopłaty do krzeseł, biurek, laptopa czy internetu. Zazwyczaj jednak pracodawcy nie chcą partycypować w kosztach związanych z zakupem mebli biurowych do home office.

- Kwestia ekwiwalentów lub innych rozwiązań związanych z rozliczeniami dotyczącymi sprzętu jest jednym z najbardziej spornych punktów na etapie prac nad nowymi regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej. W naszej ocenie jak najwięcej pola należy tu pozostawić stronom stosunku pracy, które w zależności od tego, w jakim wymiarze, gdzie i w jakiej formie jest wykonywana praca zdalna, uregulują to samodzielnie na poziomie danego zakładu pracy – mówi Joanna Torbé, adwokatka z Kancelarii Adwokackiej Joanna Torbé & Partnerzy, ekspertka BCC ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Joanna Torbé uważa, że „praca zdalna jest dobrodziejstwem tak dla pracownika, jak i pracodawcy”. Zbyt rzadko jednak mówi się o innym, istotnym aspekcie home office, a mianowicie o wpływie tej formy pracy na nasze zdrowie. Wielu pracowników folguje sobie, pracując na sofie czy nie dbając o odpowiednie doświetlenie biurka. Istnieje również grupa osób, które w ogóle nie posiadają foteli biurowych, ani biurek.

Pracownicy zdalni mogą zapytać pracodawcę, czy istnieje możliwość doposażenia domowego biura chociażby poprzez przywiezienie firmowego krzesła, ale takiej możliwości nie mają już osoby wykonujące swoje obowiązki w modelu hybrydowym. Pewnym rozwiązaniem może być zawarcie w firmie porozumienia umożliwiającego pracownikom wypożyczenie wybranych elementów wyposażenia biura do domu. Takie podejście ma sens szczególnie w sytuacji lockdownu, gdy rząd rekomenduje wprowadzenie home office na jak najszerszą skalę.

Materiał oryginalny: Czy firma powinna dopłacać pracownikom zdalnym do kawy i klimatyzacji? - Strefa Biznesu

Komentarze

Komentowanie artykułów jest możliwe wyłącznie dla zalogowanych Użytkowników. Cenimy wolność słowa i nieskrępowane dyskusje, ale serdecznie prosimy o przestrzeganie kultury osobistej, dobrych obyczajów i reguł prawa. Wszelkie wpisy, które nie są zgodne ze standardami, proszę zgłaszać do moderacji. Zaloguj się lub załóż konto

Nie hejtuj, pisz kulturalne i zgodne z prawem komentarze! Jeśli widzisz niestosowny wpis - kliknij „zgłoś nadużycie”.

Podaj powód zgłoszenia

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Dodaj ogłoszenie